组织气候的培养

  一个组织的「气候」引导着每一位成员的走向,带来的影响是全面性地,例如,当组织气候低迷的时候,所有成员都会笼罩在其中而跟着士气低落;又如果组织中弥漫着轻挑、散漫的气氛,则整体员工的积极性、专注程度都会受到影响。因此,带领部门建立「正确」的组织气候,是主管相当重要的工作。以下针对市场环境对组织士气的影响、组织内部沟通的气氛,以及成员看待穿着、仪态的态度等三方面为例,讨论主管应如何调节、培养正确的组织气候。

  组织中常见这种情形:当业绩好的时候,所有成员尽管忙碌,但士气高昂;相对地,业绩不好的时候,士气跟着低落,虽然此时的工作负荷相对较低。为什么呢?这便与组织气候有关。由于每个人都在担心未来,因此,维持组织气候相当重要的因素,就是不让成员单凭感觉来判断事物。主管应该知道如何引导成员用正确的方法与态度来因应各种讯息:当业绩好而使得工作特别忙碌时,主管应该要明确地告诉员工,这种情形是暂时性地,还是会持续一段时期。长短期的不同,因应的方法也不同,主管必须帮助员工正确地思考工作变得忙碌的原因,否则,业绩好也可能带来负面的效果。

  以联强的物流中心来讲,业绩好的时候,出货量特别大,物流中心的工作负荷较往常提高。在头一、两天,可能所有员工的士气都特别高昂,足以因应一时的工作量增加,但这种状况若持续下去,员工的士气却可能因为过于疲累而迅速下滑。因此,主管应该在一开始就明确告诉员工,「忙碌的日子将会持续多久」、「未来这段时间将会特别累」等等,并且让员工了解这是公司业绩好的现象,使所有人都有足够的心理准备,能够自行调适本身的工作状况。

  对业务单位而言,业绩高峰最常面临的问题是客户信用额度不够。因此,主管要能预先提醒业务人员这项警讯,先行设法解决,以免当业务人员冲刺业绩时,却因为客户信用额度用满而徒呼奈何,这对士气同样是种打击。

  无论面对何种状况,领导者都要能够冷静、理性地对员工指出问题的重心,避免员工从表象来看事情,否则,士气高昂的另一面,很可能就是彻底地溃散,就像水位暴涨可能导致溃堤一般。要维持正确的组织气候,主管须能够正确地判断并适时提出警讯,别让所有员工都处在过度高亢的气氛中。

  反过来说,当业绩不好的时候,主管也应仔细判断这是市场短期的波动,或是长期现象。如果只是短期波动,则应该先稳住员工士气,将打算采取的解决方法告诉员工,并且小心地测试市场状况,掌握正确的信息。否则,一时的市场波动却在员工之间以讹传讹,将对组织造成相当大的伤害。如果市场持续性地低迷,员工的工作负荷相对较轻,此时,应该多花时间在员工的训练上面,待下回市场回升的时候,人员的能力均将有所提升,这是另一种因应之道。

  所有事物都有「超涨」、「超跌」的特性。例如,当市场状况好的时候,人们往往过于乐观,结果造成库存过剩的情形;市场不好的时候,人的心理却又过于悲观,因为对市场前景失望而备货不足,导致市场缺货。经营管理者应该要冷静地凭借经验来正确判断实际状况,同时矫正员工过于激烈的反应,使其回归理性的轨道上。特别是人群往往有风潮特性,对于较敏感的事物,有时可能只是一时的风吹草动,却因为很容易在组织中迅速扩散开来,而被过度膨胀,领导者应该避免员工产生此种情形。整体而言,调节组织中各种负荷的「过」与「不及」,可视为经营良好组织气候最重要的事项。

  除了因为客观环境变化而对组织气候产生的影响之外组织成员之间沟通互动的习惯与气氛,同样也是组织气候相当重要的的一环。举例来说,曾有同仁为了完成某项工作而主动加班,结果另一名同事却开玩笑地说,「做给老板看的吗?」结果造成当事人往后尽管有需要,却也不太「敢」加班。由于一般人的普遍心理是不希望在群体之中太过突出,当组织中的其它成员对主动加班的人开类似的玩笑时,如果当事者较为敏感的话,很可能就会产生不良的影响。

  从另一个角度来看,上述案例也反映出组织成员之间的互动、沟通方式,是否建立在一定的理性基础之上。由于人与人之间的言语沟通相当频繁,因为言语上的「失误」而带来的误会、困扰也因此很难完全避免,因此,主管应该注意到,如何在组织中营造出适度的轻松而不失之轻浮、庄重但不流于呆板的组织气候,并且仔细地拿捏其中的分寸,避免成员之间动不动就产生摩擦。

  组织气候当中,与内部沟通有关的部分还包括谣言的产生。谣言无论起源为何,经过以讹传讹的结果,往往愈形扩大。对此,主管应该加以重视,主动将谣言指出来并且明确地澄清,因为谣言是让组织动荡不安、偏离正常轨道的一个重大因素。

  对于员工加班的情形,主管也不应该一味地认为这是好事,加班过度是一种不正常的现象,主管应该仔细判断员工加班是短期或长期现象,并妥善处理,避免因为工作负荷过重而产生员工个人与组织的伤害。反过来说,完全不加班也不是正常现象。由于每日的工作量会有高低起伏,工作量少的时候自然较为轻松,当工作量多的时候,就得透过适度加班来完成,否则,将会造成工作的延误。

  再就穿着、仪态来看,一个人的穿著会影响个人的心情,以及整个群体的气氛,穿着随便的话,在组织处于持平、或是较低迷的时期,往往会让士气加速下挫,扩大影响程度。因此,组织中如何营造出重视穿着、注意仪态的气氛来,也是培养正确组织气候的一部分。

  讲究穿着、仪态,经常被拿来与「重视表面功夫」划上等号,但这其中存在部分似是而非的的认知。事实上,在管理能力的学习成长过程中,可能遇到最困难的一件事,正是这种对于观念的认知与应用产生似是而非的情形。例如,自由是普世公认的正确价值,但是否选择自由就代表其它的事物都要放弃?又好比说,个人处世或企业经营都应该重视内在与实质,但这是否就表示对其他表面的事物都不必重视?从整体来看,上述情形彼此间并不冲突。但是,一般人却很容易只看到事情的局部就骤下判断,陷入瞎子摸象的盲点。

  回到穿着的问题来看,并非为了肤浅的表象才重视穿着,而是因为这会影响到工作的心情与组织的气氛。也因为服装是培养一个人的气宇,让一个人有大将之风的开始,因此,要培养部属成为干部,也必须先使其注重穿着。基于上述种种原因,主管应该要带领部门养成一种重视「穿着是否得体」的气氛。

  组织中有许多现象因为是动态的、显性的,有迹象可循,只要找对方法,在因应上不会特别困难。但是当企业经营到一定的规模之后,往往会面临继续向上提升时的瓶颈,感到有股力不从心的感觉;公司对所有同仁同样都施以培养与训练,但不同的同仁得到的效果也不同,使得部分落后族群成为组织提升的阻力。诸如此类的问题,原因往往是出在一些细微无形之处,而组织气候又是影响一个组织最全面,却又最无形的因子。因此,主管领导一个部门必须是全面性地,并非只是驱动整个组织、部门去完成一项任务,还必须包括组织气候的培养。

此条目是由LCSS发表在经营管理分类目录的。将固定链接加入收藏夹。

关于LCSS

皓然网为个人娱乐性站点,记录一些生活点滴。。。 方便查找信息和收藏一些学习资料。 不做其他内容服务,不过非常感谢您的光临。 联络方式: WeChat: liang-chun; Mail: liangchun@vip.sina.com