组织气候的培养

一个组织的「气候」引导着每一位成员的走向,带来的影响是全面性地,例如,当组织气候低迷的时候,所有成员都会笼罩在其中而跟着士气低落;又如果组织中弥漫着轻挑、散漫的气氛,则整体员工的积极性、专注程度都会受到影响。因此,带领部门建立「正确」的组织气候,是主管相当重要的工作。以下针对市场环境对组织士气的影响、组织内部沟通的气氛,以及成员看待穿着、仪态的态度等三方面为例,讨论主管应如何调节、培养正确的组织气候。

组织中常见这种情形:当业绩好的时候,所有成员尽管忙碌,但士气高昂;相对地,业绩不好的时候,士气跟着低落,虽然此时的工作负荷相对较低。为什么呢?这便与组织气候有关。由于每个人都在担心未来,因此,维持组织气候相当重要的因素,就是不让成员单凭感觉来判断事物。主管应该知道如何引导成员用正确的方法与态度来因应各种讯息:当业绩好而使得工作特别忙碌时,主管应该要明确地告诉员工,这种情形是暂时性地,还是会持续一段时期。长短期的不同,因应的方法也不同,主管必须帮助员工正确地思考工作变得忙碌的原因,否则,业绩好也可能带来负面的效果。

以联强的物流中心来讲,业绩好的时候,出货量特别大,物流中心的工作负荷较往常提高。在头一、两天,可能所有员工的士气都特别高昂,足以因应一时的工作量增加,但这种状况若持续下去,员工的士气却可能因为过于疲累而迅速下滑。因此,主管应该在一开始就明确告诉员工,「忙碌的日子将会持续多久」、「未来这段时间将会特别累」等等,并且让员工了解这是公司业绩好的现象,使所有人都有足够的心理准备,能够自行调适本身的工作状况。

对业务单位而言,业绩高峰最常面临的问题是客户信用额度不够。因此,主管要能预先提醒业务人员这项警讯,先行设法解决,以免当业务人员冲刺业绩时,却因为客户信用额度用满而徒呼奈何,这对士气同样是种打击。

无论面对何种状况,领导者都要能够冷静、理性地对员工指出问题的重心,避免员工从表象来看事情,否则,士气高昂的另一面,很可能就是彻底地溃散,就像水位暴涨可能导致溃堤一般。要维持正确的组织气候,主管须能够正确地判断并适时提出警讯,别让所有员工都处在过度高亢的气氛中。

反过来说,当业绩不好的时候,主管也应仔细判断这是市场短期的波动,或是长期现象。如果只是短期波动,则应该先稳住员工士气,将打算采取的解决方法告诉员工,并且小心地测试市场状况,掌握正确的信息。否则,一时的市场波动却在员工之间以讹传讹,将对组织造成相当大的伤害。如果市场持续性地低迷,员工的工作负荷相对较轻,此时,应该多花时间在员工的训练上面,待下回市场回升的时候,人员的能力均将有所提升,这是另一种因应之道。

所有事物都有「超涨」、「超跌」的特性。例如,当市场状况好的时候,人们往往过于乐观,结果造成库存过剩的情形;市场不好的时候,人的心理却又过于悲观,因为对市场前景失望而备货不足,导致市场缺货。经营管理者应该要冷静地凭借经验来正确判断实际状况,同时矫正员工过于激烈的反应,使其回归理性的轨道上。特别是人群往往有风潮特性,对于较敏感的事物,有时可能只是一时的风吹草动,却因为很容易在组织中迅速扩散开来,而被过度膨胀,领导者应该避免员工产生此种情形。整体而言,调节组织中各种负荷的「过」与「不及」,可视为经营良好组织气候最重要的事项。

除了因为客观环境变化而对组织气候产生的影响之外,组织成员之间沟通互动的习惯与气氛,同样也是组织气候相当重要的的一环。举例来说,曾有同仁为了完成某项工作而主动加班,结果另一名同事却开玩笑地说,「做给老板看的吗?」结果造成当事人往后尽管有需要,却也不太「敢」加班。由于一般人的普遍心理是不希望在群体之中太过突出,当组织中的其它成员对主动加班的人开类似的玩笑时,如果当事者较为敏感的话,很可能就会产生不良的影响。

从另一个角度来看,上述案例也反映出组织成员之间的互动、沟通方式,是否建立在一定的理性基础之上。由于人与人之间的言语沟通相当频繁,因为言语上的「失误」而带来的误会、困扰也因此很难完全避免,因此,主管应该注意到,如何在组织中营造出适度的轻松而不失之轻浮、庄重但不流于呆板的组织气候,并且仔细地拿捏其中的分寸,避免成员之间动不动就产生摩擦。

组织气候当中,与内部沟通有关的部分还包括谣言的产生。谣言无论起源为何,经过以讹传讹的结果,往往愈形扩大。对此,主管应该加以重视,主动将谣言指出来并且明确地澄清,因为谣言是让组织动荡不安、偏离正常轨道的一个重大因素。

对于员工加班的情形,主管也不应该一味地认为这是好事,加班过度是一种不正常的现象,主管应该仔细判断员工加班是短期或长期现象,并妥善处理,避免因为工作负荷过重而产生员工个人与组织的伤害。反过来说,完全不加班也不是正常现象。由于每日的工作量会有高低起伏,工作量少的时候自然较为轻松,当工作量多的时候,就得透过适度加班来完成,否则,将会造成工作的延误。

再就穿着、仪态来看,一个人的穿著会影响个人的心情,以及整个群体的气氛,穿着随便的话,在组织处于持平、或是较低迷的时期,往往会让士气加速下挫,扩大影响程度。因此,组织中如何营造出重视穿着、注意仪态的气氛来,也是培养正确组织气候的一部分。

讲究穿着、仪态,经常被拿来与「重视表面功夫」划上等号,但这其中存在部分似是而非的的认知。事实上,在管理能力的学习成长过程中,可能遇到最困难的一件事,正是这种对于观念的认知与应用产生似是而非的情形。例如,自由是普世公认的正确价值,但是否选择自由就代表其它的事物都要放弃?又好比说,个人处世或企业经营都应该重视内在与实质,但这是否就表示对其他表面的事物都不必重视?从整体来看,上述情形彼此间并不冲突。但是,一般人却很容易只看到事情的局部就骤下判断,陷入瞎子摸象的盲点。

回到穿着的问题来看,并非为了肤浅的表象才重视穿着,而是因为这会影响到工作的心情与组织的气氛。也因为服装是培养一个人的气宇,让一个人有大将之风的开始,因此,要培养部属成为干部,也必须先使其注重穿着。基于上述种种原因,主管应该要带领部门养成一种重视「穿着是否得体」的气氛。

组织中有许多现象因为是动态的、显性的,有迹象可循,只要找对方法,在因应上不会特别困难。但是当企业经营到一定的规模之后,往往会面临继续向上提升时的瓶颈,感到有股力不从心的感觉;公司对所有同仁同样都施以培养与训练,但不同的同仁得到的效果也不同,使得部分落后族群成为组织提升的阻力。诸如此类的问题,原因往往是出在一些细微无形之处,而组织气候又是影响一个组织最全面,却又最无形的因子。因此,主管领导一个部门必须是全面性地,并非只是驱动整个组织、部门去完成一项任务,还必须包括组织气候的培养。